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レコードの一括操作(エクスポート・インポート・別テーブルへのコピー/移動・一括削除)

「アクションを選択」からメニューを選択して、テーブル内の全レコードまたはフィルタや詳細検索で絞り込んだレコードを対象に、エクスポートや一括削除を行ったり、データのインポートを行うことができます。

エクスポート

エクスポート（プロセス）

インポート

別テーブルへの一括コピー/移動

レコードの一括削除

【エクスポート】
  1. テーブルビューを表示し、必要に応じてフィルタや詳細検索を用いてエクスポートするレコードを絞り込みます。
    プルダウンから［エクスポート］を選択すると、エクスポート用のダイアログが表示されます。
  2. 必要に応じて出力項目を指定し、［エクスポート］をクリックすると、選択したデータが出力されます。
    ・レコード番号の出力が不要ば場合は、「レコード番号を出力しない」を選択します。
    ・「参照型はレコード番号で出力する」を選択すると、リレーション型フィールドの値をレコード番号で出力します。
    ・「住所型フィールドを分割して出力する」を選択すると、住所を 郵便番号/都道府県/市区町村・番地/ビル名・部屋番号 に分割して出力します。

    補足

    エクスポート操作を行うユーザに、フィールドのアクセス権が設定されている場合、「アクセス不可」に設定されているフィールドはエクスポートされません。

    注意点

    1. 日時型フィールドの値は、［フィールド(列)の設定］ で設定された日付の表示形式によって、「YYYY/MM/DD」または「YYYY/MM/DD H:ｍｍ」形式で出力されます。
    2. ［フィールドの設定］の表示形式の設定で、数値型フィールドの値にカンマ区切りが設定されている場合でも、エクスポートされる値はカンマを含まない値が出力されます。
    3. ［フィールドの設定］の表示形式の設定で前後テキストが設定されている場合、出力される値には前後テキストを含まない値が出力されます。

 

 

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【エクスポート（プロセス）】

プロセスが設定されているテーブルでは、プロセスデータをエクスポートしたり、エクスポートしたプロセスデータをインポートすることができます。

 

■ プロセスデータのエクスポート

  1. テーブルビューを表示し、必要に応じてフィルタや詳細検索などを用いて対象レコードを絞り込んでください。
    右上のアクションを選択から「エクスポート（プロセス）」を選択すると、確認のポップアップ画面が表示されます。
  2. ［エクスポート］をクリックすると、選択したレコードのプロセスデータがCSVファイルで出力されます。

 

■ プロセスデータのインポート

  1. テーブルビューを表示し、「アクションを選択」プルダウンから［インポート］を選択すると、データのインポート画面を表示します。［プロセスデータのインポート：CSVファイルから取り込む］を選択してください。
  2. 枠内をクリックしてデータファイルを選択するか、データファイルをドラッグ＆ドロップしてください。［インポート］をクリックすると、プロセスデータがインポートされます。
    データファイルは、フォーマットをダウンロードして作成することもできます。
  3. インポートが完了しました。一覧に戻ってインポート結果を確認してください。

注意点

  1. インポートデータ作成の際は、データ仕様をご確認の上、作成してください。
  2. レコード番号またはプロセスコードが存在しない又は空白の場合、その行はインポート処理の対象外となります。

 

 

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【インポート】

EXCELまたはCSVファイルを取り込みます。インポートするデータは、エクスポートしたデータを元に作成するか、データフォーマットをダウンロードして作成しておきます。各データの作成方法は以下をご確認ください。

データをエクスポートする

データフォーマットをダウンロードする

インポート履歴の確認とインポートデータの削除

 

  1. テーブルビューを表示し、「アクションを選択」プルダウンから［インポート］を選択すると、データのインポート画面を表示します。［EXCEL、CSVファイルから取り込む］を選択してください。
  2. あらかじめ作成しておいたインポートデータを取り込みます。
    枠内をクリックしてファイルを選択するか、ドラッグ＆ドロップでファイルをアップロードし、［次へ］をクリックしてください。
  3. インポートデータを、取り込もうとするテーブルに合わせて設定します。

    ❶ データ開始行：
    インポートデータに空白行や項目名が入力されている行が含まれる場合は、インポートデータを確認しデータ開始行を適切に設定してください。
    ❷ データ更新時のキー：
    データを更新(上書き)する際に、キーとなるフィールドを指定します。
    ❸ フィールド：
    プレビュー表示を確認し、適切なフィールドになるよう設定してください。
    なお、プレビュー表示ではインポートデータの１行目を項目名として、インポートデータの項目名とテーブルのフィールド名が一致した場合はそのフィールドが自動で指定されます。
    ❹ 関連付け対象：
    フィールドがリレーション型の場合に指定します。参照元テーブルのレコード番号・1行テキスト型・数値型・リレーション型フィールドから選択することができます。
    ❺ インポート：
    各設定が完了したら、[]をクリックしてください。
  4. 表示される確認画面の［実行］をクリックするとインポートが開始されます。インポートが完了したら、［一覧に移ります］をクリックして、インポート結果を確認してください。

 

 

補足

  1. フィールドがリレーション型の場合、参照元に存在しない値がインポートデータに含まれる場合は、当該フィールドは空で登録されます。
  2. 「データ更新時のキー」として設定したフィールドが、フィールド列の設定で未選択または「対象外」が選択されている場合、新規追加としてインポートされます。
  3. インポート操作は、アクセス権限の設定により権限が付与されているユーザが操作できます。
  4. 日時型フィールドに「プロセスの参照」が設定されている場合、インポートによって日時型フィールドの値が更新されると、設定されているプロセスの期限日または完了日が更新されます。次の事項に注意し、必要に応じてアクセス権限(インポートの操作権限)を適切に設定してください。
    ・プロセスの期限日の変更権限が設定されている場合、変更権限がないユーザでもインポートの操作権限があれば、参照している日時型フィールドが更新されることによりプロセスの期限日が更新されます。
    ・プロセスの完了状態の変更権限が設定されている場合、変更権限がないユーザでもインポートの操作権限があれば、参照している日時型フィールドが更新されることによりプロセスの完了日が更新され、完了日が入力されると当該プロセスは完了となります。

    プロセスの設定

    アクセス権限の設定 > 追加・一括操作のアクセス権を設定する

  5. 承認設定があるプロセスの完了日を参照している日時型フィールドでは、インポートによってこのフィールドが更新されても、プロセスは完了されません。また、プロセスの完了日も更新されません。
  6. プロセスの設定で編集不可にされているフィールドがある場合でも、インポートによってこれらのフィールドは更新されます。アクセス権限の設定で、インポートの権限を適切に設定してください。

 

 

注意点

  1. Excelファイルでのインポートは、一回につき 2MB のファイルまでインポートできます。
    また、Excelファイルでのインポートは、数式や関数には対応しておりません。数式や関数を使用しているセルが存在する場合は値に置き換えてインポートしてください。
  2. csvファイルでのインポートは、一回につき 20MB のファイルまでインポートできます。データ項目を「,（半角カンマ）」で区切り、各レコードは「改行」で区切ってください。
  3. インポートデータを作成する際、
    ・選択肢型は、項目値(選択肢)を指定してください。存在しない項目値を指定した場合は、新たに選択肢を追加します。
    ・カテゴリー型は、コードまたはカテゴリー名を指定してください。存在しない値を指定した場合は、新たにカテゴリーを追加します。
    ・ユーザ型は、ユーザIDまたは表示名を指定してください。存在しない値を指定した場合は、その項目はインポートされません。
    ・参照型は、参照先データとの関連付けをレコード番号または1行テキスト型フィールドから指定してください。存在しない値がインポートされた場合は、参照先テーブルに新規レコードを追加します。
    ※ 「ユーザ型/参照テーブル型」で存在しないコードまたはIDを指定した場合、インポート操作は完了しますが、正しい値を表示しないことがあります。
  4. データ更新を行う際のキーとなる項目は「レコード番号」または「1行テキスト型」「数値型」フィールドから選択することができます。インポートデータ内に既存データと同一のキー情報が存在する場合、インポートデータは既存データに上書きされます。この時、インポートデータが空の場合は、空で上書きされますのでご注意ください。
  5. インポートデータ作成時の注意点
    ≪レコード番号をキーにしたデータの追加および上書きについて≫

    • 新規レコードとして追加する場合
      インポートデータのレコード番号の項目を空で作成してください。
      インポートデータにレコード番号の項目がない場合も新規レコードとして追加されます。
    • 既存のデータに上書きする場合
      レコード番号を指定してインポートデータを作成してください。一致したレコード番号のデータを更新します。
      ※レコード番号が既存データに存在しない場合は、対象レコードがないと判断し、処理されません。

    ≪「1行テキスト型」のデータ型をキーにしたデータの追加および上書きについて≫

    • 新規レコードとして追加する場合
      インポートファイルの「1行テキスト型」の項目を空で作成するか、既存データに存在しない値で作成してください。
    • 既存のデータに上書きする場合
      「1行テキスト型」「数値型」の値を指定してインポートデータを作成してください。一致した「1行テキスト型」「数値型」のデータを更新します。
      ※レコード番号に指定した値は無視されます。

 

 

 

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【データフォーマットをダウンロードする】

設定されているフィールドを書き出したデータフォーマットをEXCELまたはCSV形式でダウンロードします。

 

  1. 「アクションを選択」プルダウンから［インポート］を選択し、データの取り込み画面に進みます。
  2. ダウンロードしたいファイル形式を選択してください。

    補足

    1. データフォーマットのフィールドの並び順は、「フィールドの設定」で設定されたフィールドの表示順に準じます。
    2. データフォーマットのダウンロードを操作するユーザにフィールドのアクセス権が設定されている場合、「閲覧のみ」及び「アクセス不可」のフィールドはデータフォーマットに項目名が表示されません。

 

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【インポート履歴の確認とインポートデータの削除】

データのインポート履歴では、インポートされたデータの履歴を一覧表示で確認することができます。また誤ってインポートした場合や不要になったインポートデータを一括して削除することができます。

 

  1. 「アクションを選択」プルダウンから［インポート］を選択し、［データのインポート履歴］をクリックします。
  2. インポートの履歴が表示されます。［インポートされたデータを削除］をクリックすると、インポートされたデータを削除することができます。

 

注意点

・インポート後に編集したデータも、削除されます。
・インポート後に、別のインポート操作で上書きされたデータは、削除されません。

 

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【別テーブルへの一括コピー/移動】
  1. テーブルビューを表示し、必要に応じてフィルタや詳細検索を用いてレコードを絞り込んでください。
    プルダウンから［別テーブルへの一括コピー/移動］を選択すると、設定画面が表示されます。
  2. 必要事項を設定し、［コピー］または［移動］をクリックしてください。

    ❶ パターン：
    コピー/移動先テーブルや対象フィールドの設定に名前をつけて、パターンとして保存することができます。保存済みのパターンはプルダウンから選択して利用できます。「新しいパターンを作成」をクリックすると、新たにパターン名をつけて保存することができます。
    ❷ コピー/移動先テーブル：
    レコードをコピーまたは移動するテーブルを指定します。コピー/移動先テーブルに指定するテーブルに閲覧・追加権限が付与されていないテーブルを指定することはできません。
    ❸ 対象フィールド：
    コピーまたは移動するフィールドを設定します。
    別テーブルへのレコード一括コピー/移動が設定できるデータ型の組み合わせは次の通りです。

    コピー・移動先
    ＼
    コピー・移動元    		 1行テキスト テキスト 数値 選択肢(単一選択 ※1) 選択肢(複数選択 ※1) 日時 住所 電話番号 メールアドレス ユーザ ファイル リレーション 参照 計算結果
    1行テキスト 〇 〇 △※2 × × × × × × × × × × ×
    テキスト 〇 〇 △※2 × × × × × × × × × × ×
    数値 〇 〇 〇 × × × × × × × × × × ×
    選択肢(単一選択 ※1) 〇 〇 × 〇 × × × × × × × × × ×
    選択肢(複数選択 ※1) 〇 〇 × × 〇 × × × × × × × × ×
    日時 〇 〇 × × × 〇 × × × × × × × ×
    住所 〇 〇 × × × × 〇 × × × × × × ×
    電話番号 〇 〇 × × × × × 〇 × × × × × ×
    メールアドレス 〇 〇 × × × × × × 〇 × × × × ×
    ユーザ 〇 〇 × × × × × × × 〇 × × × ×
    ファイル × × × × × × × × × × 〇 × × ×
    リレーション 〇 〇 × × × × × × × × × 〇 × ×
    参照 × × × × × × × × × × × × × ×
    計算結果型 × × × × × × × × × × × × × ×

    注意点

    ※1．選択肢型フィールドをコピー/移動する場合は、選択肢の名称が同じ場合のみコピー/移動します。選択肢型のうち、単一選択は「ラジオ・プルダウン」を、複数選択は「チェックボックス・階層型」を指します。
    ※2．コピー元の値が数値でない場合は、0に変換してコピー/移動します。

    ❹ 移動：
    「レコードを移動する」を選択すると、移動先テーブルにレコードを移動します。移動元のテーブルからはレコードが削除されます。

補足

  1. 移動の操作を行うには、移動元テーブルのアクセス権限の設定で「削除」の権限が付与されている必要があります。同様に複数レコードの移動を行うには「一括削除」の権限が必要です。削除権限を持たないユーザはレコードのコピーのみ操作できます。
    アクセス権限を変更するには、操作マニュアル「アクセス権限の設定」をご覧ください。
  2. コピー/移動先テーブルのフィールドアクセス権が「閲覧のみ」または「アクセス不可」に設定されているユーザは、当該フィールドについてはコピー/移動の操作ができません。
  3. 計算結果型、参照型フィールドはコピー/移動の操作を行うことはできません。
  4. コピー/移動元テーブルでリレーション型フィールドの「参照するレコード数」の設定が「複数のレコードの参照を可能とする」に設定されていて、且つコピー/移動先テーブルのリレーション型フィールドの「参照するレコード数」の設定が「1つのレコードのみ参照する」設定の場合は、コピー/移動できません。

 

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【一括削除】

  1. テーブルビューを表示し、必要に応じてフィルタや詳細検索などを用いて対象レコードを絞り込みます。
    「アクションを選択」プルダウンから［一括削除］を選択すると、確認のポップアップ画面が表示されます。
  2. 確認のチェックをし、［削除する］をクリックします。

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